Erklärung des Vorstandes zum Datenschutz

Erklärung des Vorstandes zum Datenschutz im Surfclub Warendorf e.V.

Stand: Februar 2019

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Unabhängig von den Neuerungen der DSGVO gegenüber dem bisherigen nationalen Recht (DSG) ist uns bewusst, dass der Datenschutz in Bezug auf die uns von unseren Mitgliedern zur Verfügung gestellten Daten eine Grundverpflichtung des Vorstandes ist, und zwar seit Gründung des Vereins.

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Wir nehmen die neuen Anforderungen sehr ernst und bemühen uns, diese bestmöglich umzusetzen. Wir stützen uns dabei insbesondere auch auf die Regelungen unseres Dachverbandes, des SV NRW, der seinerseits eine Datenschutzinformation und eine Datenschutzordnung herausgegeben hat. Die weiteren Angaben präzisieren im Wesentlichen unsere Form der Umsetzung dieser eher allgemein gehaltenen gesetzlichen Vorgaben.

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Wir beschränken die Angaben in den Mitgliedsanträgen auf das Maß, das zur Erledigung unserer Aufgaben als Sportverein notwendig ist, z.B. zur Erhebung und Abbuchung der Mitgliedsbeiträge.

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Seit vielen Jahren teilen wir den neuen Mitgliedern als Anlage zu der Eintrittsbestätigung die hier gespeicherten Daten auf einem separaten Blatt mit, auch um sicher zu gehen, dass wir die Angaben aus der Beitrittserklärung zutreffend übernommen haben. Dieses Blatt wird in der Geschäftsstelle erstellt und im Mitgliedsordner abgeheftet (s.u.). Diese Daten werden an den Kassenwart weitergeleitet und dort in die Vereinsdatei übernommen.

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Als Sportverein müssen wir gegenüber den Verbänden, in denen wir Mitglied sein müssen, insbesondere dem Landessportbund (LSB), um gefördert zu werden, bestimmte Angaben zu unserer Mitgliederstruktur (Anzahl, Alter, Geschlecht) machen. Die Angaben beinhalten aber keinen Bezug zu den Namen. Wir unterstellen als einzelner Sportverein, dass der LSB und die Verbände berechtigt sind, diese Angaben zu erheben.

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Bestimmte Angaben erwartet auch die Stadt Warendorf, um z.B. unsere Förderungswürdigkeit bei Investitionen überprüfen zu können. Die Angaben zur Mitgliederstruktur entsprechen den Angaben, die wir gegenüber dem LSB machen. Die Stadt Warendorf hat uns bestätigt, dass sie berechtigt ist, diese Daten zu erheben.

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Die Unterlagen der Mitglieder in Papierform, u.a. der Antrag auf Mitgliedschaft und der weitere mitgliedsbezogene Schriftverkehr, werden aktuell beim Geschäftsführer alphabetisch geordnet in separaten Ordnern, den Mitgliedsordnern, geführt. Eine mögliche zusätzliche papierlose Dokumentation gibt es nicht, d.h. die Schriftstücke werden nicht eingescannt.

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Die förmliche Mitgliederdatei führt aktuell unser Kassenwart. Daraus werden insbesondere die Jahresbeiträge errechnet. Die Software ist eine
Standardsoftware, die uns die Stadtsparkasse zur Verfügung gestellt hat. Darauf hat nur unser Kassenwart Zugriff. Sie ist in einem separaten, passwortgeschützten Laptop gespeichert und in dessen Haushalt unter Verschluss.

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In der Geschäftsstelle sind die E-Mail-Adressen der Mitglieder in einem passwortgeschützten Rechner gespeichert, um z.B. Informationen verschicken zu können. Der Versand erfolgt unter „BCC", damit auch unter den Mitgliedern die E-Mail-Adresse geschützt bleibt.

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In der Geschäftsstelle gibt es zwei weitere Listen, und zwar eine Übersicht über die vergebenen Mitgliedsnummern und eine Übersicht über die ausgegebenen Chipnummern zum Betreten des Vereinsgeländes.

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Die Daten insgesamt werden nicht an den Vorstand weitergegeben. Wir müssen aber, in eng begrenztem Umfang, daraus Auszüge anfertigen, um interne Aufgaben zu erledigen. So gibt es eine Liste mit den Familiennamen und den Chipnummern, um auf unserem Gelände die Berechtigung des Zutritts kontrollieren zu können.

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Es gibt intern auch ergänzende Übersichten, z.B. eine Übersicht über die Anmietung der Fächer zum Lagern des persönlichen Surfmaterials, eine Zusammenstellung über geleistete Arbeitseinsätze und eine Zusammenfassung der im Laufe eines Jahres angemeldeten Gäste, aber auch das ausschließlich in dem Umfang zur Erfüllung unserer Verpflichtungen als Verein.

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Die Daten werden, abgesehen von den Pflichtmitteilungen an Verbände und an die Stadt Warendorf, an niemanden weitergegeben, weder zu kommerziellen Zwecken noch sonst.

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Ein Kernthema beim Datenschutz ist die Homepage. Auch hier haben wir bislang schon darauf geachtet, dass nur dann Bilder veröffentlicht werden, wenn die
erkennbaren Personen damit einverstanden sind.

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Einen Datenschutzbeauftragten brauchen wir nicht, da mit den schutzwürdigen Angaben in Dateiform nur der Kassenwart und der Geschäftsführer befasst sind.

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Wir prüfen laufend, ob sich aus bekanntwerdenden Ausführungsbestimmungen zur DSGVO Hinweise ergeben, ob wir an der einen oder anderen Stelle noch einen Nachbesserungsbedarf haben. Dazu prüfen wir auch die Hinweise von Verbänden und Sportbünden, insbesondere die Hinweise des Landessportbundes NRW (LSB). Dem kommen wir bei Bedarf unverzüglich nach.

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Auf der nächsten Jahreshauptversammlung geben wir diese Erklärung bekannt und stellen diese damit auch zur Diskussion. Soweit dort Verbesserungsvorschläge gemacht werden, werden wir diese – soweit geboten - selbstverständlich berücksichtigt.

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Es bleibt zu prüfen, ob die Satzung den neuen Gegebenheiten anzupassen ist. Zunächst sehen wir dazu keinen Bedarf, da die DSGVO unabhängig von der Satzung zu berücksichtigen ist. Es darf sich nur kein Widerspruch zwischen der Satzung und der DSGVO ergeben.

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